Zugriff auf die Safe Share-Verwaltung

Die Funktionen der Safe Share-Verwaltung stehen nur Safe Share-Administratoren zur Verfügung, wobei Safe Share-Administratoren alle Covata-Benutzer sind, die die Rolle eines Safe Share-Administrators innehaben. Für die Anmeldung bei der Safe Share-Verwaltung muss einem Covata-Benutzer-Account die Safe Share-Administrator-Rolle zugewiesen sein, um auf alle Funktionen der Safe Share-Verwaltung der Covata-Plattform zugreifen zu können^* .

Wenn Sie erstmals auf die Safe Share-Verwaltung zugreifen, lesen Sie bitte zunächst den Abschnitt Erster Zugriff auf die Safe Share-Verwaltung (unten).

Anmeldung bei der Safe Share-Verwaltung:

Öffnen Sie einen kompatiblen Webbrowser und geben Sie die Basis-URL Ihrer Instanz der Covata-Plattform (gefolgt von /#/admin) im URL-Feld Ihres Browsers ein, z. B.:
https://covata-plattform.xy-firma.de/#/admin
Tipp: Es könnte praktisch sein, für diese URL ein Lesezeichen zu setzen.
Geben Sie auf der Anmeldeseite für Covata die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihren Covata-Benutzer-Account mit der Safe Share-Administrator-Rolle ein.
Passwort vergessen? Wenn ja, lassen Sie das Feld Passwort leer und klicken Sie stattdessen auf den Link Passwort vergessen?. Folgen Sie den Anweisungen auf der aufgerufenen Seite und anschließend in Ihrer E-Mail-Benachrichtigung, um Ihr Passwort zurückzusetzen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN (oder drücken Sie die Eingabe-/Return-Taste). Bei erfolgreicher Anmeldung wird jetzt die Oberfläche Safe Share-Verwaltung angezeigt.
Hinweise:
- Die E-Mail-Adresse des aktuell angemeldeten Benutzers erscheint in der rechten oberen Ecke der Oberfläche Safe Share-Verwaltung.
- Erscheint statt der Oberfläche Safe Share-Verwaltung die Hauptseite für Covata in Safe Share for Web, klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse rechts oben und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Verwaltung.

^* Hinweise:

Alle Covata-Benutzer (einschließlich Safe Share-Administratoren), deren Account für eine bestimmte Organisation die Organisations-Administrator-Rolle zugewiesen ist, können die betreffende Organisation verwalten. Weitere Informationen über die Organisations-Administrator-Rolle finden Sie unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
Ein Safe Share-Administrator (zumeist ein Covata-Benutzer-Account mit nur der Safe Share-Administrator-Rolle) kann sich für eine Organisation die Organisations-Administrator-Rolle selbst zuweisen, indem er sich zum Administrator der betreffenden Organisation macht, wenn er die Organisation hinzufügt/erstellt. Dieser Benutzer (der jetzt für die betreffende Organisation sowohl die Safe Share-Administrator- als auch die Organisations-Administrator-Rolle innehat) kann anschließend anderen Covata-Benutzern die Organisations-Administrator-Rolle für seine Organisation zuweisen. Andernfalls (was wohl häufiger der Fall ist), kann ein Safe Share-Administrator eine seiner Instanz der Covata-Plattform hinzugefügte Organisation nur verwalten, wenn der für die betreffende Organisation anfänglich definierte Organisations-Administrator (oder eine andere Person, die dieser anschließend als Organisations-Administrator der Organisation definiert hat) dem Safe Share-Administrator für diese Organisation die Rolle eines Organisations-Administrators erteilt (d. h., wenn der Safe Share-Administrator der Organisation hinzugefügt wird).

Die Oberfläche Safe Share-Verwaltung umfasst eine Reihe von Konfigurationsseiten, die jeweils über die Optionen am linken Seitenrand zugänglich sind (siehe unten). Beachten Sie bitte:

Covata-Benutzer mit Safe Share-Administrator-Rolle haben auf alle diese Optionen am linken Seitenrand der Oberfläche Safe Share-Verwaltung Zugriff.
Covata-Benutzer, die für eine oder mehrere Organisationen sowohl die Safe Share-Administrator-Rolle als auch die Organisations-Administrator-Rolle innehaben, können (nur) für die betreffenden Organisationen auf die Oberfläche Organisationsverwaltung sowie auf alle Optionen der Safe Share-Verwaltung links auf dieser Oberfläche zugreifen. Weitere Informationen über die Verwaltung von Organisationen finden Sie im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.

Die Dashboard-Seite wird nach der erfolgreichen Anmeldung bei der Safe Share-Verwaltung eines Safe Share-Administrators (siehe oben) zuerst aufgerufen.

Wenn Sie von einem Tablet oder Mobiltelefon aus auf die Safe Share-Verwaltung zugreifen, tippen Sie auf das „Menü“-Symbol in der linken oberen Ecke Ihres Displays, um auf diese Optionen zuzugreifen.

Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Seiten der Safe Share-Verwaltung. Sie erreichen diese durch Anklicken der jeweiligen Option am linken Seitenrand.

Seite Safe Share-Verwaltung	Beschreibung
Dashboard	Bietet auf einer Seite eine klare Übersicht über verschiedene Aspekte Ihrer Covata-Plattform: aktuelle Status (in Bereichen dargestellt), jüngste Anmeldeversuche (in Grafiken dargestellt) sowie verschiedene Nutzungsmetriken für die einzelnen Organisationen, u. a. bezüglich Rollen der Covata-Benutzer-Accounts und Speichernutzung bzw. -verfügbarkeit.
Organisationen	Gibt auf Safe Share-Administrator-Ebene Zugriff auf alle für Ihre Instanz der Covata-Plattform konfigurierten Organisationen. Von dieser Seite aus haben Safe Share-Administratoren die folgenden Möglichkeiten: • Erstellen einer neuen Organisation • Umbenennen einer Organisation, wobei der geänderte Name allen Covata-Benutzern dargestellt wird, die Mitglieder der betreffenden Organisation sind • Änderung des (vom Inhaltsdienst der Covata-Plattform verwalteten) begrenzten Speicherkontingents, das einer Organisation verfügbar ist • Unter bestimmten Bedingungen Entfernen einer Organisation
Administratoren	Gibt Zugriff auf alle Covata-Benutzer, die gleichzeitig Safe Share-Administratoren sind. Von hier aus haben alle Safe Share-Administratoren folgende Möglichkeiten: • Hinzufügen von Safe Share-Administrator-Benutzer-Accounts, d. h. entweder Erstellen neuer Covata-Benutzer-Accounts mit der Safe Share-Administrator-Rolle oder Zuweisung dieser Rolle an bereits vorhandene Covata-Benutzer-Accounts oder • Entfernen von Safe Share-Administrator-Accounts, d. h. Entfernen der Safe Share-Administrator-Rolle von Covata-Benutzer-Accounts
Client-Anwendungen	Ermöglicht die Registrierung und Konfiguration von Anwendungen (z. B. von Integratoren mithilfe der API der Covata-Plattform entwickelte Apps), die Covata-Technologien verwenden, um Dateien (auch als Dateiobjekte oder sichere Objekte bezeichnet) zu erstellen und/oder auf sie zuzugreifen. Die Konfigurationen dieser „Client“-Anwendungen innerhalb der Covata-Plattform definieren Folgendes: • die von der Anwendung zur Authentifizierung bei der Covata-Plattform nutzbaren OAuth 2.0-Erteilungstypen • die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel (d. h. die Anmeldeinformationen der Anwendung selbst, die auch die Anwendung gegenüber der Covata-Plattform identifizieren) • die Gültigkeit der Zugriffs- und Aktualisierungs-Token der Anwendung, von denen die Dauer der Sitzung eines Benutzers bei der Covata-Plattform bei seiner Nutzung der Anwendung bestimmt wird • die „Weiterleitungs-URI(s)“ der Anwendung, der/denen die Covata-Plattform ihre Anforderungen sendet (und die von der Anwendung gehandhabt wird/werden), um das OAuth 2.0-Autorisierungsverfahren abzuschließen • die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Zugriffs der Anwendung auf die Covata-Plattform
LDAP	Ermöglicht die Konfiguration von Verbindungen zu einem oder mehreren LDAP-Benutzerverzeichnis(sen), das/die verwendet werden kann/können, um auf der Covata-Plattform Covata-Benutzer-Accounts anzulegen.
SAML	Ermöglicht die Konfiguration eines SAML-basierten IdP-Service (Identitätsanbieter-Service), bei dem sich Covata-Benutzer authentifizieren können, um über Einzelanmeldung Zugriff auf die Covata-Plattform und Safe Share for Web zu erhalten.
Konfiguration	Ermöglicht die Änderung von Eigenschaften, die bestimmte Funktionsbereiche der Covata-Plattform beeinflussen (einschließlich aller dort konfigurierten Organisationen).
Internationalisierung	Ermöglicht den Upload von benutzerdefinierten/externen Sprachpaketen, um innerhalb der Covata-Plattform umfangreichere Unterstützung für Internationalisierung und weitere Sprachen bereitzustellen. Die Option ermöglicht es Safe Share-Administratoren weiter, die Sprache der Benutzeroberfläche für die Anmeldeseite sowie die Standardsprache für die Safe Share-Verwaltung, Safe Share-Organisationsverwaltung und (zunächst) Safe Share for Web für neu hinzugefügte Covata-Benutzer zu ändern.

Die Seite Dashboard wird nach der erfolgreichen Anmeldung eines Safe Share-Administrators bei der Safe Share-Verwaltung zuerst aufgerufen.

Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Komponenten der Seite Dashboard von links nach rechts und oben nach unten.

Komponente der Dashboard-Seite	Beschreibung
Maximal erforderlicher Speicherplatz	Dieser Bereich zeigt den gesamten (über den Inhaltsdienst verwalteten) Speicherplatz an, den die Covata-Plattform benötigt, um für alle Covata-Benutzer mit Ersteller-Rolle in allen auf den Covata-Plattform konfigurierten Organisationen Inhalte zu speichern (d. h. für Benutzer mit einem Plan). Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite Organisationen. Hinweise: • Diese Gesamtkapazität wird berechnet, indem die Kontingente aller Organisationen addiert werden. • Weitere Einzelheiten über die Ersteller-Rolle und Pläne finden Sie unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
Client-Anwendungen	Dieser Bereich zeigt die Gesamtzahl der aktuell auf der Covata-Plattform registrierten Client-Anwendungen. Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite Client-Anwendungen.
LDAP-Verbindungen	Dieser Bereich zeigt die Gesamtzahl der aktuell auf der Covata-Plattform konfigurierten LDAP-Verbindungen. Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite LDAP-Verbindungen.
Anmeldeversuche der Benutzer	Diese Grafik zeigt die Anmeldeversuche der Covata-Benutzer in der vergangenen Woche. Jeder Punkt entlang einer Kurve stellt für die betreffende Kurve am gegebenen Tag relevante Aktivität dar. Jede Kurve in der Grafik stellt die Zahl der erfolgreichen Anmeldeversuche eines der drei verschiedenen Typen von Covata-Benutzer-Accounts dar. Die verschiedenen Account-Typen sind detaillierter unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung beschrieben. Die vierte Kurve stellt die Gesamtzahl der fehlgeschlagenen Anmeldeversuche dar.
Organisationen	Dieser Bereich des Dashboards zeigt jede auf der Covata-Plattform konfigurierte Organisation. Für jede dieser Organisationen werden die folgenden Informationen dargestellt: • Name der Organisation oben • Gesamtzahl der Covata-Benutzer (innerhalb der Organisation) mit Ersteller-Rolle und Mitwirkender-Rolle. Jeder Benutzer mit Ersteller-Rolle verfügt über einen Plan, der ihm ein bestimmtes Speicherkontingent bereitstellt. • Ein Kreisdiagramm zur Darstellung des freien und genutzten Speicherkontingents der Organisation in Prozent • Der tatsächlich genutzte (orange) und freie Speicherplatz (in Bytes/MB/GB) sowie das Speicherkontingent selbst (schwarzer Fettdruck) Hinweis: Weitere Einzelheiten über die Ersteller- und Mitwirkender-Rolle sowie Pläne finden Sie unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.

Abmeldung von der Safe Share-Verwaltung:

Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse rechts oben auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Abmelden.
Die Seite Covata-Anmeldung wird erneut angezeigt.

Vergewissern Sie sich bitte, dass Sie sich wie beschrieben explizit von der Safe Share-Verwaltung abmelden. Wenn Sie lediglich das entsprechende Register oder Fenster in Ihrem Browser schließen, in dem Sie Ihre Safe Share-Verwaltung abgewickelt haben, werden Sie nicht abgemeldet, d. h. es besteht das Risiko, dass Ihre Sitzung von einer anderen Person, die Ihren Computer nach Ihnen verwendet, kompromittiert wird.

Neue Covata-Plattform-Instanzen haben einen Standard-Benutzer-Account für Administratoren mit der E-Mail-Adresse admin@default.com. Dieser Benutzer-Account existiert für die folgenden Zwecke:

Erste Anmeldung eines Safe Share-Administrators bei der Safe Share-Verwaltung, um dort für sich selbst sowie gegebenenfalls für Andere einen neuen Safe Share-Administrator-Account zu erstellen.
Hinzufügen des anfänglichen Organisations-Administrator-Accounts zur Default-Organisation (dies dient zur Konfiguration einer LDAP-Verbindung für die Covata-Plattform und Safe Share). Siehe Verwaltung von Organisationen für weitere Informationen.

Aus Sicherheitsgründen gilt Folgendes:

Nachdem der admin@default.com-Account verwendet wurde, um einen oder mehrere neue Safe Share-Administrator-Accounts zu erstellen, sollten Sie einen dieser neuen Accounts verwenden, um den admin@default.com-Account von der Safe Share-Verwaltung zu entfernen.
Wenn der admin@default.com-Account genutzt wurde, um der anfänglich festgelegten Default-Organisation einen Organisations-Administrator-Account hinzuzufügen (dieser Vorgang ist in Bearbeitung einer bestehenden Organisation und Hinzufügen eines Benutzer-Accounts für eine Organisation beschrieben), verwenden Sie diesen Organisations-Administrator-Account, um den admin@default.com-Account von der Organisationsverwaltung zu entfernen.

Zugriff auf eine neue Covata-Plattform-Instanz und erste Erstellung von Safe Share-Verwaltung-Benutzern:

Öffnen Sie einen kompatiblen Webbrowser und geben Sie die Basis-URL Ihrer Covata-Plattform-Instanz (gefolgt von /#/admin) im URL-Feld Ihres Browsers ein, z. B.:
https://covata-plattform.xy-firma.de/#/admin
Geben Sie auf der Covata-Anmeldeseite Folgendes an:
- E-Mail-Adresse admin@default.com und
- Passwort, das einfach password lautet
Hinweis: Wenn das Dialogfeld Safe Share personalisieren! erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, da dieser Account nur vorübergehend angelegt wird.
Erstellen Sie für den Safe Share-Administrator einen neuen Benutzer-Account für die Safe Share-Verwaltung der Covata-Plattform. Für weitere Informationen über diesen Schritt siehe Hinzufügen eines Safe Share-Administrator-Accounts.
( Optional ) Erstellen Sie gegebenenfalls Benutzer-Accounts für weitere Safe Share-Administratoren.
Wenn Sie eine LDAP-Verbindung für die Covata-Plattform und Safe Share konfigurieren, befolgen Sie den Ablauf für Bearbeitung einer bestehenden Organisation (um für die Default-Organisation einen Organisations-Administrator festzulegen), ehe Sie den Vorgang fortsetzen.
Melden Sie sich ab und melden Sie sich wieder an als der neu angelegte Safe Share-Administrator-Benutzer.
Hinweis: Sie erhalten Ihr erstes (von der Covata-Plattform automatisch generiertes) Passwort in einer E-Mail-Benachrichtigung Covata-Account erstellt.
Entfernen Sie den Benutzer-Account admin@default.com (von der Safe Share-Verwaltung).

Administrator guide

Organisation administrator guide

Platform administrator guide

Compatibility mode user guide

Organisation administrator guide (Deutsch)

Platform administrator guide (Deutsch)

Web user guide (Deutsch)

Web user guide

Windows user guide

​Anmeldung bei der Safe Share-Verwaltung

​Die Oberfläche Safe Share-Verwaltung

​Das Dashboard der Safe Share-Verwaltung

​Abmeldung von der Safe Share-Verwaltung

​Erster Zugriff auf die Safe Share-Verwaltung

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Das Dashboard der Safe Share-Verwaltung

Abmeldung von der Safe Share-Verwaltung

Erster Zugriff auf die Safe Share-Verwaltung