Verwaltung Ihres Accounts

Über die Safe Share-Funktion Mein Account können Sie die folgenden Aspekte Ihres Covata-Benutzer-Accounts verwalten:

• Bearbeitung Ihrer Account-Details, d. h. Ihres Vor- und Familiennamens, anderer Namen sowie Ihrer Mobiltelefonnummer und Standard-Spracheinstellungen
• Änderung Ihrer Sicherheitseinstellungen, d. h. Ihre Einstellungen für Ihr Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung, sowie Beendigung aller Ihrer aktuell aktiven Sitzungen bei der Covata-Plattform (d. h. Sitzungen für die Sie aktuell angemeldet sind)
• Anzeige von Informationen über Ihre letzte Anmeldung bei der Covata-Plattform
• Anzeige von Informationen über Ihre Speichernutzung und Ihr Speicherkontingent für jede Organisation, der Sie als Mitglied angehören
• Änderung der Häufigkeit Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen
• Widerruf von Kennungen für registrierte Geräte. Kennungen (die zur schnellen Authentifizierung von Covata-Benutzern bei der Covata-Plattform dienen) werden aktuell nur auf iOS- und Android-Geräten unterstützt, auf denen native Safe Share-Anwendungen ausgeführt werden.
• Widerruf der Berechtigung, die Sie nicht auf Safe Share basierenden Client-Anwendungen ursprünglich über Ihren Covata-Benutzer-Account zum Zugriff auf Ressourcen der Covata-Plattform erteilt haben

Sie können auch die Liste von Kontakten (Ihres Accounts) verwalten, d. h. Personen, die Sie selbst hinzugefügt haben oder denen Sie Elemente freigegeben haben. Ihre Kontakteliste vereinfacht die Freigabe von Elementen an Personen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Zugriff auf die Funktion „Mein Account“:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Safe Share-Webanwendung angemeldet sind.
2. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse am rechten oberen Seitenrand und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Mein Account:

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Aktualisierung Ihrer Account-Details

Aktualisierung Ihrer persönlichen Details:

1. Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu.
2. Aktualisieren Sie im Abschnitt Account-Details auf der nächsten Seite (die Sie von dieser Seite aus durch Anklicken der Option Account-Details links aufrufen können) die folgenden Felder nach Bedarf:
   • Vorname, d. h. Ihren Vornamen oder Spitznamen
   • Familienname, d. h. Ihren Nachnamen
   • Anderer Name, d. h. einen Mittelnamen oder sonstigen Vornamen - dieser Wert wird nur für Covata-Benutzer-Accounts verwendet, die von einem Benutzerverzeichnis außerhalb der Covata-Plattform angelegt wurden, d. h. für LDAP-Accounts
   • Mobiltelefonnummer - diese muss die Ländervorwahl und das Pluszeichen (+) als Präfix enthalten
   • Standardsprache - wählen Sie die gewünschte Sprache, die Ihrer Region/Ihrem Gebietsschema entspricht; diese kann auch über die Safe Share-Anmeldeseite geändert werden
   
   Hinweis: Wenn Sie die Felder Vorname, Familienname und Mobiltelefonnummer aktualisieren, werden diese auch in der Safe Share-Organisationsverwaltung aktualisiert, die für Organisations-Administratoren zugänglich ist. (Für weitere Informationen über die Verwaltung von Organisationen auf der Covata-Plattform siehe das Handbuch für Organisations-Administratoren.)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre aktualisierten Details zu übernehmen.

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Änderung Ihres Passworts

Änderung Ihres Passworts:

1. Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu.
2. Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Sicherheit (oder klicken Sie auf die Option Sicherheit links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Passwort ändern.
3. Geben Sie Ihr altes Passwort und dann zwei Mal Ihr neues Passwort an (das zweite Mal zur Bestätigung):
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Das Passwort für Ihren Covata-Benutzer-Account ist jetzt geändert.

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Aktivierung und Deaktivierung von 2FA für Ihren Account

Sie können die Sicherheit Ihres Covata-Benutzer-Accounts durch die Konfiguration von Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöhen. Wenn für Ihren Covata-Benutzer-Account 2FA aktiviert ist, müssen Sie für eine erfolgreiche Anmeldung bei Safe Share über diesen Account sowohl Ihr Passwort (d. h. den ersten Authentifizierungsfaktor) als auch einen Authentifizierungscode (den zweiten Authentifizierungsfaktor) eingeben. Dieser Code wird von einer auf Ihrem Mobilgerät ausgeführten Authentifizierungsanwendung erzeugt. Safe Share unterstützt die folgenden Mobilgeräte und Authentifizierungs-Apps:

• Android-gestützte Geräte mit der Google Authenticator-App,
• Apple iPhone, iPad oder iPod Touch mit der Google Authenticator-App und
• Microsoft Windows-gestützte Geräte mit der Microsoft Authenticator-App.

Aktivierung bzw. Deaktivierung von 2FA für Ihren Account:

1. Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu.
2. Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Sicherheit (oder klicken Sie auf die Option Sicherheit links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen).
   • Aktivierung von 2FA für Ihren Account:
     • Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit auf die Schaltfläche Aktivieren rechts neben „Zwei-Faktor-Authentifizierung (deaktiviert)“.
       An die E-Mail-Adresse Ihres Benutzer-Accounts wird eine Benachrichtigung gesendet, dass für Ihren Account 2FA aktiviert wurde. Die E-Mail enthält auch einen befristet gültigen Link mit detaillierten Anweisungen für die Konfiguration von 2FA.
   • Deaktivierung von 2FA für Ihren Account:
     • Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit auf die Schaltfläche Deaktivieren rechts neben „Zwei-Faktor-Authentifizierung (aktiviert)“.
       An die E-Mail-Adresse Ihres Benutzer-Accounts wird eine Benachrichtigung gesendet, dass für Ihren Account 2FA deaktiviert wurde.

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Beendigung von Sitzungen Ihres Benutzer-Accounts

Bei der Beendigung der Sitzungen Ihres Covata-Benutzer-Accounts werden alle Ihre aktuell gültigen Zugriffs- bzw. Aktualisierungs-Token sofort ungültig. Sie werden von jeder Safe Share- Anwendung abgemeldet, bei der Sie eine aktive Sitzung hatten, auch von anderen Client-Anwendungen, die Ressourcen der Covata-Plattform nutzen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Risiko erkannt wurde, dass Ihr Benutzer-Account kompromittiert sein könnte, z. B. wenn Sie glauben, Sie könnten vergessen haben, sich von einem von mehreren Personen genutzten Computer abzumelden, oder wenn ihr Laptop verloren ging oder gestohlen wurde, während Sie angemeldet waren. Beendigung von Sitzungen Ihres Covata-Benutzer-Accounts:

1. Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu.
2. Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Sicherheit (oder klicken Sie auf die Option Sicherheit links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Beenden.
   Alle Ihre aktiven Sitzungen bei der Covata-Plattform werden sofort beendet, d. h. Sie werden auch von Ihrer aktuellen Sitzung abgemeldet. Sie müssen sich anschließend erneut anmelden, um wieder Zugriff auf Safe Share und Ihre Covata-Plattform-Ressourcen zu erhalten.

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Anzeige der Details Ihrer letzten Anmeldung

Anzeige von Informationen über Ihre „Details der letzten Anmeldung“:

• Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu und …
  Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Details der letzten Anmeldung hinunter (oder klicken Sie auf die Option Anmelde-Details links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen), um auf die folgenden Angaben über die letzte Anmeldung Ihres Benutzer-Accounts bei Covata Safe Share oder der Covata-Plattform zuzugreifen:
  • Client-Anwendung - Wert der Client-ID der Client-Anwendung, über die Ihr Account genutzt wurde, um sich bei Covata Safe Share oder der Covata-Plattform anzumelden. In den meisten Fällen wäre dies die Client-ID für die Safe Share-Webanwendung, einschließlich Safe Share for Windows, OS X, iOS und Android Anwendungen. Weitere Informationen über Client-IDs finden Sie in der Client-ID-Beschreibung im Safe Share-Administratorenhandbuch.
  • IP-Adresse - die IP-Adresse des Computers/Geräts, von dem aus die Anmeldung erfolgte
  • Zeit - wann Ihr Account für die Anmeldung genutzt wurde

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Anzeige Ihrer Speichernutzung und Ihrer Speicherkontingente

Informationen über Ihre Speichernutzung und Ihre Speicherkontingente (im von der Covata-Plattform verwalteten Speicher) finden Sie im Abschnitt Organisationen der Funktion Mein Account. Jede Organisation, der Sie als Mitglied angehören, verfügt über ihre eigene Speichernutzung und ihr eigenes Kontingent. Anzeige von Informationen über Ihre Speichernutzung und Ihre Speicherkontingente:

• Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu und …
  Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Organisationen (oder klicken Sie auf die Option Organisationen links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen), um auf die folgenden Informationen über die Speichernutzung und -kontingente Ihres Covata-Benutzer-Accounts zuzugreifen:
  • Name(n) der Organisation(en) - im Abschnitt Organisationen sind Übersichten über die Speichernutzung und das Speicherkontingent (jeder Organisation, der Sie als Mitglied angehören) in separaten Bereichen dargestellt (einer pro Organisation). Der Name der Organisation ist im jeweiligen Bereich in Fettdruck oben angegeben.
  • Nutzung in Prozent - in jedem Organisationsbereich sind die folgenden prozentualen Anteile am Kontingent Ihres Accounts (für die betreffende Organisation) in einem Kreisdiagramm dargestellt:
    • aktuelle Nutzung (über diesem Bereich erscheint das Wort Genutzt, wenn Sie die Maus über das betreffende Segment des Kreisdiagramms halten) und
    • verbleibender Speicher (über diesem Bereich erscheint das Wort Verfügbar, wenn Sie mit der Maus darüber fahren).
    Hinweise:
    • Ein Organisations-Administrator jeder Ihrer Organisationen hat Ihrem Account jeweils einen Plan zugewiesen, wenn/als er Ihrem Account innerhalb der Organisation die Ersteller-Rolle zugeteilt hat. (Ein Plan stellt Ihrem Benutzer-Account ein Kontingent an Speicherplatz für eine Organisation zur Verfügung.) Für weitere Informationen siehe Die Benutzerfelder einer Organisation im Handbuch für Organisationsadministratoren.
    • Ein Kreisdiagramm zeigt Kein Plan zugewiesen, wenn Ihrem Benutzer-Account für die betreffende Organisation nicht die Ersteller-Rolle zugeteilt wurde. (Wenn Ihrem Benutzer-Account innerhalb einer Organisation die Ersteller-Rolle zugewiesen ist, können Sie auf Ihren Account Inhalte sicher hochladen und diese dort in Ihrem eigenen Speicher für die betreffende Organisation speichern.)
    Tipp: Wenn sich der Prozentsatz Ihres genutzten Speichers für eine beliebige Organisation an 100 % annähert, können Sie entweder von der betreffenden Organisation einen Teil Ihrer sicheren Inhalte entfernen oder Ihren jeweiligen Organisations-Administrator bitten, Sie auf einen Plan mit höherem Speicherkontingent umzustellen.
  • Speichernutzung - jeder Organisationsbereich zeigt den Speicher in Megabytes an, den Ihr Account aktuell (innerhalb der betreffenden Organisation) nutzt. Diese Information wird nicht angezeigt, wenn Ihr Benutzer-Account nicht über die Ersteller-Rolle verfügt.
  • Kontingent(e) - jeder Organisationsbereich zeigt auch die Größe des Speicherkontingents Ihres Accounts für die betreffende Organisation in Gigabytes an. Diese Information wird wiederum nicht angezeigt, wenn Ihr Benutzer-Account nicht über die Ersteller-Rolle verfügt.
  Ihre aktuelle Stamm-/Standardorganisation (für weitere Informationen über diese Funktion siehe Änderung von Organisationen) wird vom Wort „Start“ am unteren Rand des Organisationsbereichs angezeigt. Wenn Sie Ihre Stamm-/Standardorganisation ändern möchten, klicken Sie im Bereich der gewünschten Organisation auf die Schaltfläche Als Stammorganisation einrichten.

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Änderung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen

Sie können die Häufigkeit Ihrer Benachrichtigungen von Covata verringern, indem Sie Ihre Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen ändern. Passen Sie hierzu den Wert von einer E-Mail für jede Ihnen freigegebene Datei/jeden Ihnen freigegebenen Ordner auf einen periodischen Digest für alle Ihnen innerhalb eines bestimmten Zeitraums freigegebenen Dateien bzw. Ordner an. Änderung Ihrer E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen:

1. Greifen Sie auf die Funktion Mein Account zu.
2. Blättern Sie auf der nächsten Seite zum Abschnitt Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen (oder klicken Sie auf die Option E-Mail-Benachrichtigungen links, um diesen Abschnitt direkt aufzurufen) und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Pro Element - Sie erhalten für jede Ihnen freigegebene Datei/jeden Ihnen freigegebenen Ordner eine E-Mail-Benachrichtigung.
     Hinweis: Ihre Instanz der Covata-Plattform verfügt über eine systemweite Eigenschaft mit dem Namen „Häufigkeit der Benachrichtigung über die Freigabe von Elementen in Minuten“, deren Standardwert 15 lautet und der von einem Safe Share-Administrator über die Safe Share-Administration konfiguriert werden kann. Wenn Ihnen innerhalb dieses Zeitraums mehrere Elemente freigegeben werden, erhalten Sie nur eine E-Mail-Benachrichtigung über alle Dateien und Ordner, die Ihnen während dieses Zeitraums freigegeben wurden.
   • Täglich - Sie erhalten pro Tag eine E-Mail-Benachrichtigung für alle Ihnen im Lauf des vergangenen Tages freigegebenen Dateien und Ordner.
   • Wöchentlich - Sie erhalten pro Woche eine E-Mail-Benachrichtigung für alle Ihnen im Lauf der vergangenen Woche freigegebenen Dateien und Ordner.
   • Keine - Sie erhalten keine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Ihnen eine Datei oder ein Ordner freigegeben wird.
   
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre aktualisierten Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen zu übernehmen.

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Widerruf von Kennungen auf registrierten Geräten

Der Abschnitt Registrierte Geräte am Ende dieser Seite, der über die Funktion Mein Account und Anklicken der Option Registrierte Geräte links zugänglich ist, zeigt nur Informationen außer „Keine registrierten Geräte“, wenn Folgendes zutrifft:

• Sie nutzen eine Safe Share for iOS- oder Safe Share for Android-Anwendung und
• Sie haben über mindestens eines der betreffenden Geräte eine Kennung gesetzt.

Diese Funktion:

• zeigt den Namen der Geräte, für die Sie (über Ihren Covata-Benutzer-Account) Kennungen registriert haben, um Ihren Account bei der Covata-Plattform über native Safe Share- oder iOS-/Android-Anwendungen schnell zu authentifizieren, und
• kann vor allem verwendet werden, um für bestimmte Geräte gesetzte Kennungen zu widerrufen. Aus Gründen der Datensicherheit ist die Möglichkeit, für bestimmte Geräte gesetzte Kennungen zu widerrufen, hilfreich, wenn ein solches Gerät verlegt oder gestohlen wird oder verloren geht (da sich Covata-Benutzer bei Eingabe einer Kennung nicht mehr anhand ihrer E-Mail-Adresse und ihres Passworts sowie durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei der Covata-Plattform authentifizieren brauchen).

Identifizieren Sie den Namen des gewünschten Geräts in der Liste (unter Gerätename) und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen am rechten Seitenrand, um die für ein bestimmtes Geräte gesetzte Kennung zu widerrufen.

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Widerruf von Client-Anwendungen

Der Abschnitt Anwendungen am Ende dieser Seite, der über die Funktion Mein Account und anschließendes Anklicken der Option Anwendungen links zugänglich ist, zeigt „Keine Anwendungen gefunden“ an, wenn Sie noch keine Client-Anwendung verwendet haben, die:

• mit der Programmierschnittstelle (Application Programming Interface/API) der Covata-Plattform integriert ist und
• die keine Covata Safe Share- Anwendung ist.

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Verwaltung Ihrer Kontakte

Jedesmal, wenn Sie anderen Personen Inhalte freigeben, werden deren E-Mail-Adressen automatisch Ihrer Liste von Kontakten hinzugefügt. Dies vereinfacht es (durch automatische Vervollständigung), diese Personen das nächste Mal im Dialogfeld „Freigeben“ als Mitwirkende anzugeben, wenn Sie ihnen Inhalte freigeben möchten. Mithilfe der Kontakte-Funktion von Safe Share können Sie solche persönlichen Kontakte auch manuell hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Zugriff auf die Funktion “Kontakte”:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Safe Share-Webanwendung angemeldet sind.
2. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse am rechten oberen Seitenrand und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Kontakte:

Manuelles Hinzufügen eines neuen “Kontakts”:

1. Greifen Sie auf die Funktion Kontakte zu.
2. Klicken Sie links oben auf die Schaltfläche Neuer Kontakt.
3. Geben Sie im Dialogfeld Kontakte optional einen Vornamen und Familiennamen an und füllen Sie das Pflichtfeld E-Mail-Adresse aus.
4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihren neuen Kontakt hinzuzufügen.

Bearbeitung eines bestehenden “Kontakts”:

1. Greifen Sie auf die Funktion Kontakte zu.
2. Klicken Sie entweder auf Bearbeiten oder auf den Link E-Mail-Adresse des Kontakts, den Sie bearbeiten möchten.
3. Bearbeiten Sie im Dialogfeld Kontakte nach Bedarf optional den Vornamen und Familiennamen sowie das Pflichtfeld E-Mail-Adresse.
4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihren bestehenden Kontakt zu aktualisieren.

Löschung eines bestehenden „Kontakts“:

1. Greifen Sie auf die Funktion Kontakte zu.
2. Klicken Sie auf den Link Löschen des Kontakts, den Sie löschen möchten.
   Die E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts steht dann nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung, wenn Sie Ihre Inhalte freigeben.

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