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Eine „Organisation“ ist eine in sich geschlossene Einheit, die den Zugriff einer Organisation (oder einer Abteilung) auf Ressourcen in einer Instanz der Covata-Plattform darstellt.
  • Eine Organisation ist eine in sich geschlossene Einheit, d. h. die Erstellung, Freigabe und Bearbeitung von Dateien * und Ordnern (auch als Sammlungen bezeichnet) wird ausschließlich innerhalb der Organisation selbst abgewickelt. Organisationen ermöglichen die Mandantenfähigkeit auf der Covata-Plattform, wobei jede Organisation einen individuellen „Mandanten“ darstellt.
  • Der Zugriff eines Covata-Benutzers auf Dateien/Ordner innerhalb einer Organisation hängt davon ab, ob der betreffende Benutzer Besitzer oder Mitwirkender dieser Elemente ist. Weitere Informationen über Covata-Benutzer innerhalb einer Organisation finden Sie unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
  • Alle Covata-Benutzer können in einer Instanz der Covata-Plattform Mitglieder mehrerer Organisationen sein. In diesem Fall wird der betreffende Covata-Benutzer-Account für jede dieser Organisationen verwendet. Die Covata-Plattform behandelt jedoch alle Dateien und Ordner innerhalb einer Organisation (sowie den Zugriff jeglicher Covata-Benutzer auf diese Elemente) völlig unabhängig von den Dateien und Ordnern innerhalb einer anderen Organisation.
* Eine Datei (auch als Dateiobjekt/sicheres Objekt bezeichnet) ist definiert als von Covata verschlüsselte, auf der Covata-Plattform registrierte Daten sowie die zu diesen verschlüsselten Daten gehörigen Eigenschaften. Weitere Informationen über Dateiobjekte finden Sie unter Verwaltung von Dateien im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung. Seite Organisationen Bei der ersten Nutzung der Safe Share-Verwaltung in einer neu installierten oder von Version 2.16 (oder früher) aktualisierten Instanz der Covata-Plattform ist eine Organisation vorhanden.
  • Bei neu installierten Instanzen der Covata-Plattform gilt für diese Organisation Folgendes:
    • Ihr Name ist anfänglich Default, und sie enthält keine Covata-Benutzer oder Dateien/Ordner.
    • Für sie ist kein Organisations-Administrator definiert.
  • Bei aktualisierten Instanzen der Covata-Plattform gilt Folgendes:
    • Diese Organisation, deren Name anfänglich ebenfalls Default lautet, enthält alle Covata-Benutzer und deren Dateien/Ordner aus der vorherigen Version der Covata-Plattform.
    • Alle Covata-Benutzer, die in der vorherigen Version der Covata-Plattform die Rolle eines Systemadministrators innehatten, haben nun stattdessen die folgenden beiden Rollen inne:
    • Für die Default-Organisation ist keine Kontaktperson festgelegt.
Der Name einer Organisation kann ebenso geändert/bearbeitet werden wie der anfängliche Organisations-Administrator bzw. die anfängliche Kontaktperson für die Organisation. Sobald der Organisations-Administrator bzw. die Kontaktperson jedoch festgelegt wurde, kann dieser Wert von der Safe Share-Verwaltung aus nicht mehr geändert werden.

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Verwaltung einer Organisation

Die Seite Organisationen der Safe Share-Verwaltung (oben) gibt Zugriff auf die folgenden Funktionen:

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Hinzufügen einer neuen Organisation

Beachten Sie Folgendes, ehe Sie diesen Vorgang fortsetzen:
  • Wenn Sie Ihrer Instanz der Covata-Plattform Benutzer über einen LDAP-Server/ein LDAP-Benutzerverzeichnis hinzufügen möchten, fügen Sie keine Organisationen hinzu. Wenn auf einer neu installierten oder aktualisierten Instanz der Covata-Plattform mehr als eine Organisation vorhanden ist, z. B. mehr als die eine, ursprünglich mit dem Namen Default bezeichnete Organisation, ist die Funktion LDAP-Konfiguration deaktiviert.
  • Wenn Sie ähnlich eine LDAP-Verbindung hinzufügen oder eine oder mehrere LDAP-Verbindungen bereits vorhanden sind, wird die Möglichkeit, Ihrer Instanz der Covata-Plattform neue Organisationen hinzuzufügen, endgültig deaktiviert, d. h. bei Vorhandensein einer konfigurierten LDAP-Verbindung wird diese Funktion dauerhaft deaktiviert.
Hinzufügen einer neuen Organisation zur Covata-Plattform:
  1. Melden Sie sich bei der Safe Share-Verwaltung an.
  2. Klicken Sie auf die Option Organisationen links auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung, um die Seite Organisationen aufzurufen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue hinzufügen.
  4. Geben Sie im Dialogfeld Neue Organisation hinzufügen Folgendes an:
    • Name der Organisation - der Wert dieses Felds ist der Name der Organisation, den Covata-Benutzer in Safe Share-Anwendungen angezeigt sehen.
    • Kontingent (GB) - der Wert des dieser Organisation zugeteilten Kontingents (in Gigabytes).
      Hinweis: Das Gesamtkontingent für alle Covata-Benutzer innerhalb dieser Organisation (die über ein Kontingent verfügen) wird von dem hier angegebenen Wert begrenzt. Weitere Informationen über das Speicherkontingent von Covata-Benutzern finden Sie unter Verwaltung der Speicherkontingente von Benutzern anhand von Plänen im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
    • Administrator - die E-Mail-Adresse des anfänglichen Organisations-Administrators dieser Organisation. Wenn Sie sich selbst als Organisations-Administrator dieser Organisation definieren möchten, geben Sie hier die E-Mail-Adresse für Ihren Safe Share-Administrator-Account an. Ist diese E-Mail-Adresse einmal festgelegt, gilt Folgendes:
      • sie kann von keinem Safe Share-Administrator mehr geändert werden (sofern er nicht auch ein Organisations-Administrator der betreffenden Organisation ist) und
      • die Bezeichnung dieses Felds gibt nach dem Hinzufügen und der anschließenden Bearbeitung der betreffenden Organisation die Kontaktperson an, und dieser Wert kann über die Safe Share-Verwaltung nicht mehr geändert werden. Nur ein Organisations-Administrator der betreffenden Organisation kann diesen Wert später über die Seite Eigenschaften in der Safe Share-Organisationsverwaltung ändern.
  5. Klicken Sie auf Speichern, und die neue Organisation erscheint als neue Eintragung auf der Seite Organisationen.
    Tipps:
    • Wenn Sie sich selbst zum Organisations-Administrator dieser Organisation gemacht haben, können Sie auf die Oberfläche für die Safe Share-Organisationsverwaltung zugreifen, indem Sie in der Spalte Verwalten die Schaltfläche Verwalten für die betreffende Organisation anklicken.
    • Wenn Sie diese Organisation versehentlich hinzugefügt haben, können Sie sie (wie unten beschrieben) wieder entfernen.

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Suche nach vorhandenen Organisationen

Wenn der Covata-Plattform im Lauf der Zeit mehr Organisationen hinzugefügt werden, kann es schwierig werden, bestimmte Organisationen in der Safe Share-Verwaltung über die Seite Organisationen zu finden. Die Seite Organisationen bietet daher Funktionen, die es Ihnen erleichtern, bestimmte Organisationen schneller zu finden. Auffinden spezifischer Organisationen auf der Covata-Plattform:
  1. Melden Sie sich bei der Safe Share-Verwaltung an.
  2. Klicken Sie auf die Option Organisationen links auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung, um die Seite Organisationen aufzurufen.
  3. Verwenden Sie eine der folgenden Funktionen, um eine bestimmte Organisation (oder eine Untergruppe der betreffenden Organisationen) zu finden:
    • Organisationen filtern - fangen Sie im Feld Suche nach (rechts auf der Seite Organisationen) an, eine Zeichenfolge einzugeben, die in den Feldern Name oder Kontaktperson einer der Organisationen enthalten ist, und drücken Sie dann die Eingabe-/Return-Taste. Dies filtert die Liste der Organisationen auf der Covata-Plattform nach denen, deren Name oder Kontaktperson die im Feld Suche nach eingegebene Zeichenfolge enthält.
      Standardmäßig werden für den Filter die Felder Name und Kontaktperson verwendet (d. h. Alle), aber Sie können den Filter anhand des Dropdown-Menüs auch auf eines dieser Felder beschränken.
    • Zu spezifischen Organisationen navigieren - verwenden Sie gegebenenfalls die Schaltflächen zur Seitennavigation (rechts unten auf der Seite Organisationen).
Sie können Organisationen auch auf der Seite Organisationen sortieren, indem Sie auf den verknüpften Namen (im Spaltenkopf) des betreffenden Felds klicken, nach dem Sie Ihre Organisationen sortieren möchten:
  • Mehrfaches Anklicken eines verknüpften Feldnamens schaltet zwischen einer Sortierung der Organisationen in aufsteigender und absteigender Reihenfolge (gemäß dem betreffenden Feld) um.
  • Aktualisieren Sie einfach die Seite, um zur normalen Sortierung der Organisationen in der Liste zurückzukehren.

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Bearbeitung einer bestehenden Organisation

Verwenden Sie diesen Vorgang, um den anfänglichen Organisations-Administrator der Default-Organisation festzulegen.
Bearbeitung einer bestehenden Organisation:
  1. Melden Sie sich bei der Safe Share-Verwaltung an.
  2. Klicken Sie auf die Option Organisationen links auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung, um die Seite Organisationen aufzurufen.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der zu bearbeitenden Organisation und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
  4. Ändern Sie im Dialogfeld Organisation bearbeiten Folgendes wie gewünscht:
    • Name der Organisation - der Wert dieses Felds ist der Name der Organisation, den Covata-Benutzer in Safe Share- (und anderen Client-)Anwendungen angezeigt sehen.
    • Kontingent (GB) - der Wert des dieser Organisation zugeteilten Kontingents (in Gigabytes). Hinweis: Das Gesamtkontingent für alle Covata-Benutzer innerhalb dieser Organisation (die über ein Kontingent verfügen) wird von dem hier angegebenen Wert begrenzt. Weitere Informationen über das Speicherkontingent von Covata-Benutzern finden Sie unter Verwaltung der Speicherkontingente von Benutzern anhand von Plänen im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
    Das letzte Feld in diesem Dialogfeld kann abhängig von der gerade bearbeiteten Organisation und ihrem Status unterschiedlich sein.
    • Wenn Sie eine Organisation bearbeiten, deren Organisations-Administrator bereits festgelegt wurde (d. h. alle Organisationen außer der Default-Organisation), zeigt dieses (als Kontaktperson bezeichnete) Feld eine E-Mail-Adresse, die nicht bearbeitet werden kann. Diese ist entweder:
    • Wenn Sie die anfänglich als Default bezeichnete Organisation bearbeiten, trägt dieses bearbeitbare Feld eine der folgenden Bezeichnungen:
      • Bei neu installierten Instanzen der Covata-Plattform Administrator, weil für Default noch kein Organisations-Administrator festgelegt ist. Sie müssen hier die E-Mail-Adresse eines Organisations-Administrators eingeben, um Ihre Änderungen in den anderen (oben beschriebenen) Feldern speichern zu können. Für wichtige Informationen über die Bearbeitung dieses Felds, ehe Sie Ihre Änderungen speichern, siehe Schritt 4 unter Hinzufügen einer neuen Organisation (oben).
        Hinweis: Sie können sich selbst als Organisations-Administrator der Default-Organisation definieren, indem Sie hier die E-Mail-Adresse für Ihren Safe Share-Administrator-Account eingeben.
      • Bei aktualisierten Instanzen der Covata-Plattform Kontaktperson. Sie müssen die E-Mail-Adresse einer Kontaktperson eingeben, zum Beispiel die Adresse eines der für die Default-Organisation festgelegten Organisations-Administratoren, um Ihre Änderungen in den anderen (oben beschriebenen) Feldern speichern zu können. Beachten Sie hierbei, dass die E-Mail-Adresse der Kontaktperson nicht die Adresse eines Organisations-Administrators oder eines anderen Covata-Benutzers innerhalb der betreffenden Organisation sein muss.
  5. Klicken Sie auf Speichern, und die Details der Organisation werden entsprechend aktualisiert.

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Entfernen einer Organisation

Dieser Abschnitt wendet sich an Safe Share-Administratoren, die versehentlich eine oder mehrere Organisationen hinzugefügt haben und sie (bald nach ihrer Erstellung) entfernen möchten. Das Entfernen von Organisationen kann in den folgenden Fällen hilfreich sein:
  • Wenn Sie die Funktion für die LDAP-Konfiguration durch das Hinzufügen neuer Organisationen versehentlich deaktiviert haben, da Sie auf die LDAP-Konfiguration wieder zugreifen können, sobald alle Organisationen außer derjenigen, die Sie nutzen möchten, entfernt wurden.
  • Um die Seite Organisationen übersichtlicher zu gestalten.
Eine Organisation kann nicht entfernt werden, wenn innerhalb der Organisation Covata-Benutzer mit Ersteller-, Mitwirkender- oder Ad-hoc-Rolle vorhanden sind. Weitere Informationen über diese Rollen finden Sie unter Verwaltung von Benutzern innerhalb einer Organisation im Abschnitt Safe Share-Organisationsverwaltung dieser Anleitung.
Entfernen einer Organisation:
  1. Melden Sie sich bei der Safe Share-Verwaltung an.
  2. Klicken Sie auf die Option Organisationen links auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung, um die Seite Organisationen aufzurufen.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Organisation, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Sie werden aufgefordert, die Entfernung zu bestätigen. Die Organisation wird entfernt, sobald Sie Ja angeklickt haben.
    Hinweise:
    • Wenn Sie die Fehlermeldung „Diese Organisation kann nicht entfernt werden …“ erhalten, hat einer der Organisations-Administratoren der Organisation (wie oben erwähnt) wahrscheinlich mindestens einem Covata-Benutzer (zum Beispiel sich selbst) die Ersteller- oder Mitwirkender-Rolle zugewiesen. Um dies zu beheben, bitten Sie einen beliebigen Organisations-Administrator der Organisation (der nicht selbst die Ersteller- oder Mitwirkender-Rolle hat), alle Covata-Benutzer aus der Organisation zu entfernen, ehe Sie diese Organisation entfernen.
    • Hat die Organisation nur einen Covata-Benutzer, der selbst die Organisations-Administrator-Rolle und die Ersteller- oder Mitwirkender-Rolle innehat (die von einem Benutzer nicht entfernt werden können), müsste der betreffende Organisations-Administrator Folgendes tun, um es dem Safe Share-Administrator zu ermöglichen, die betreffende Organisation zu entfernen:
      1. Erstellen eines anderen Covata-Benutzer-Accounts mit nur der Organisations-Administrator-Rolle.
      2. Anmeldung zur Safe Share-Organisationsverwaltung über diesen neuen Account und Entfernen des ursprünglichen Organisations-Administrator-Accounts (d. h. des Accounts mit der zusätzlichen Ersteller- oder Mitwirkender-Rolle).
      3. Benachrichtigung des Safe Share-Administrators, dass die Organisation nun entfernt werden kann.