Zugriff auf die Safe Share-Organisationsverwaltung

Die Funktionen der Safe Share-Organisationsverwaltung sind nur für Organisations-Administratoren verfügbar. Organisations-Administratoren sind alle Covata-Benutzer, die für eine oder mehrere Organisation(en)die Rolle eines Organisations-Administrators innehaben.

Anmeldung bei der Organisationsverwaltung

Bei der Anmeldung zur Safe Share-Organisationsverwaltung für eine oder mehrere Organisationen muss ein Account eines Covata-Benutzers (für jede über diesen Account verwaltete Organisation die Rolle eines Organisations-Administrators innehaben, um auf alle Funktionen der Safe Share-Organisationsverwaltung für diese Organisationen zugreifen zu können. Anmeldung bei der Safe Share-Organisationsverwaltung:

Öffnen Sie einen kompatiblen Webbrowser. Sie haben die folgenden Optionen:
1. Geben Sie die Basis-URL Ihrer Instanz der Covata-Plattform (gefolgt von /#/selectOrganisation) im URL-Feld Ihres Browsers ein, z. B.:
  https://covata-plattform.xy-firma.com/#/selectOrganisation
  Tipp: Wenn Sie mehrere Organisationen verwalten, kann es hilfreich sein, für diese URL ein Lesezeichen zu setzen, da Sie so schneller Zugriff auf die Safe Share-Organisationsverwaltung erhalten als anhand des unten beschriebenen Verfahrens 1-b. ^*.
2. Geben Sie nur die Basis-URL Ihrer Instanz der Covata-Plattform im URL-Feld Ihres Browsers ein, z. B.:
  https://covata-plattform.xy-firma.com
Geben Sie auf der Anmeldeseite für Covata die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihren Covata-Benutzer-Account mit der Organisations-Administrator-Rolle ein.
Passwort vergessen? Wenn ja, lassen Sie das Feld Passwort leer und klicken Sie stattdessen auf den Link Passwort vergessen?. Folgen Sie den Anweisungen auf der aufgerufenen Seite und anschließend in Ihrer E-Mail-Benachrichtigung, um Ihr Passwort zurückzusetzen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN (oder drücken Sie die Eingabe-/Return-Taste). Wenn dies erfolgreich war und:
- Sie Schritt 1-a (oben) ausgeführt haben, wird die Seite Ihre Organisation auswählen angezeigt.
  - Wählen Sie die zu verwaltende Organisation (auch wenn nur eine Organisation verfügbar ist), klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, und die Oberfläche Safe Share-Organisationsverwaltung für die betreffende Organisation wird angezeigt.
- Sie Schritt 1-b (oben), ausgeführt haben, wird eine der folgenden Seiten angezeigt:
  - die Oberfläche Organisationsverwaltung (für die einzige Organisation, zu deren Verwaltung Sie berechtigt sind).
  - die Seite Ihre Organisation auswählen (wenn Sie zur Verwaltung von mehr als einer Organisation berechtigt sind). Wenn diese Seite erscheint:
    - Wählen Sie die zu verwaltende Organisation und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Die Oberfläche Organisationsverwaltung für die gewählte Organisation wird angezeigt.
  - die Hauptseite der Safe Share-Webanwendung (weil Ihr Covata-Benutzer-Account auch entweder die Ersteller-Rolle oder die Mitwirkender-Rolle) innehat. Wenn diese Seite erscheint:
    - Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse rechts oben und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Verwaltung: Anschließend:
      - Wenn die Seite Ihre Organisation auswählen angezeigt wird, wählen Sie die zu verwaltende Organisation und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Die Oberfläche Organisationsverwaltung (für die gewählte Organisation wird angezeigt.
      - Wenn die Oberfläche Safe Share-Verwaltung erscheint, hat Ihr Account auch die Safe Share-Administrator-Rolle inne. Befolgen Sie die im nächsten Punkt beschriebenen Schritte, um auf die Organisationsverwaltung zuzugreifen.
  - die Oberfläche Safe Share-Verwaltung (weil Ihr Covata-Benutzer-Account auch die Safe Share-Administrator-Rolle) innehat. Wenn diese Benutzeroberfläche erscheint:
    1. Klicken Sie auf die Option Organisationen links auf der Oberfläche Safe Share-Verwaltung, um die Organisationen -Seite aufzurufen.
    2. Suchen Sie bei Bedarf die zu verwaltende Organisation.
    3. Klicken Sie in der Spalte Verwalten auf die Schaltfläche Verwalten für die betreffende Organisation. Die Oberfläche Organisationsverwaltung für die betreffende Organisation wird angezeigt.
Hinweis: Die E-Mail-Adresse des aktuell angemeldeten Benutzers erscheint in der rechten oberen Ecke der Oberfläche Organisationsverwaltung.

^* Zusätzlicher Tipp: Wenn Sie mehrere Organisationen verwalten, aber auf eine bestimmte Organisation gerne direkt über eine URL zugreifen möchten, geben Sie die Basis-URL Ihrer Instanz der Covata-Plattform (gefolgt von /#/orgAdmin/{orgGroupId}/dashboard) ein bzw. setzen Sie für diese ein Lesezeichen, z. B.:

https://covata-plattform.xy-firma.com/#/orgAdmin/{orgGroupId}/dashboard
wo {orgGroupId} die nummerische ID der relevanten Organisation ist, auf die Sie direkt zugreifen möchten.
Diese URL und den ID-Wert finden Sie im URL-Feld Ihres Browsers, nachdem Sie sich auf der Oberfläche Organisationsverwaltung (anhand des oben beschriebenen Verfahrens) erfolgreich angemeldet haben.

Nachdem Sie diese URL in das URL-Feld Ihres Browsers eingegeben und sich angemeldet haben, wird sofort die Oberfläche Organisationsverwaltung für die betreffende Organisation angezeigt.

Die Oberfläche Organisationsverwaltung

Die Oberfläche Safe Share-Organisationsverwaltung umfasst eine Reihe von Konfigurationsseiten, die jeweils über die Optionen am linken Seitenrand zugänglich sind (siehe unten). Die Seite Meine Organisation/Dashboard für die von einem Organisations-Administrator ausgewählte Organisation wird anfänglich angezeigt, nachdem sich der betreffende Covata-Benutzer bei der Safe Share-Organisationsverwaltung angemeldet hat (siehe oben).

Wenn Sie von einem Tablet oder Mobiltelefon aus auf die Safe Share-Organisationsverwaltung zugreifen, tippen Sie auf das „Menü“-Symbol in der linken oberen Ecke Ihres Displays, um auf diese Optionen zuzugreifen.

Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Seiten der Safe Share-Organisationsverwaltung. Sie erreichen diese durch Anklicken der jeweiligen Option am linken Seitenrand.

Seite Safe Share-Organisationsverwaltung	Beschreibung
Meine Organisation/Dashboard	Bietet auf einer Seite eine klare Übersicht über verschiedene Aspekte Ihrer Organisation: aktuelle Status (in Bereichen dargestellt) sowie verschiedene Nutzungsmetriken bezüglich Benutzer-Accounts, Dateien und Speicher (in Kreisdiagrammen dargestellt).
Konfiguration	Ermöglicht die Änderung von Eigenschaften der Safe Share-Organisationsverwaltung, die bestimmte Funktionsbereiche Ihrer Organisation auf der Covata-Plattform beeinflussen.
Benutzer	Gibt Zugriff auf alle Covata-Benutzer, die Mitglieder Ihrer Organisation sind, und die Konfiguration dieser Covata-Benutzer, einschließlich der Möglichkeit, die Rollen der Benutzer zu ändern, die festlegen, welche Aktionen Benutzer innerhalb Ihrer Organisation mit Covata-Technologien ausführen können.
Benutzer-Positivliste	Ermöglicht die Verwaltung und Konfiguration der Benutzer-Positivliste, die (aufgrund von E-Mail-Adressen oder Domänen) den Kreis von Personen definiert, denen andere Covata-Benutzer innerhalb Ihrer Organisation Elemente freigeben können. Benutzern, deren E-Mail-Adressen den Regeln einer Benutzer-Positivliste nicht entsprechen, können von Anderen keine Dateien oder Ordner freigegeben werden (d. h. sie können nicht als Mitwirkende von Elementen hinzugefügt werden).
Dateien	Gestattet es, alle mithilfe von Covata-Technologien verschlüsselten Dateien innerhalb Ihrer Organisation zu durchsuchen und filtern. Von dieser gefilterten Liste können einzelne Dateien: • deaktiviert bzw. reaktiviert werden (ersteres verhindert allen Zugriff auf ihre unverschlüsselten Daten) und • hinsichtlich aller ihrer verzeichneten Aktivitäten geprüft werden.
Gruppen	Ermöglicht die Erstellung von Gruppen für Covata-Benutzer, die zusammen mit Klassifikationen eingesetzt werden können, um den Personenkreis einzuschränken, dem Dateien freigegeben werden können.
Klassifikationen	Ermöglicht die Definition von Klassifikationen: • die Covata-Benutzer bei der Freigabe von Dateien auswählen können und • die nach ihrer Anwendung auf Covata-Benutzer-Gruppen die Möglichkeit einschränken, Dateien an Covata-Benutzer freizugeben, die Mitglieder dieser Gruppen sind.
Pläne	Ermöglicht die Definition von Plänen, die jeweils ein Speicherkontingent festlegen und so den Covata-Benutzer-Accounts verfügbaren (vom Inhaltsdienst der Covata-Plattform verwalteten) Speicher begrenzen.
Berichte	Ermöglicht die Erzeugung von Berichten über innerhalb Ihrer Organisation von Client-Anwendungen an die API der Covata-Plattform gerichtete Anforderungen (d. h. Aktivitäten). Die Berichte können in PDF- oder CSV-Format exportiert werden. Die Aktivitäten für diese Berichte lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien filtern. Hinweis: In diesem Kontext beinhalten „Client-Anwendungen“ die Safe Share-Verwaltung und Organisationsverwaltung (sowie die entsprechenden Administratoren, die über diese Oberflächen Aktionen ausführen).

Das Dashboard der Organisationsverwaltung

Die Seite Meine Organisation/Dashboard wird nach der erfolgreichen Anmeldung eines Organisations-Administrators bei der Safe Share-Organisationsverwaltung zuerst aufgerufen.

Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Komponenten der Seite Meine Organisation/Dashboard von links nach rechts und oben nach unten.

Komponente der Dashboard-Seite	Beschreibung
Benutzer gesamt	Dieser Bereich zeigt die Gesamtzahl der Covata-Benutzer innerhalb Ihrer Organisation, einschließlich der Zahl dieser Benutzer mit den einzelnen Rollen, die über die Safe Share-Organisationsverwaltung zugeteilt werden können. Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite Benutzer.
Dateien	Dieser Bereich zeigt die Gesamtzahl der verschlüsselten Dateien/sicheren Objekte, die über die Covata-Plattform erstellt wurden, einschließlich der Zahl dieser Dateien, die freigegeben bzw. nicht freigegeben sind. Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite Dateien.
Gesamtkontingent der Organisation	Dieser Bereich zeigt den gesamten Speicherplatz, den ein Safe Share-Administrator für Ihre Instanz der Covata-Plattform Ihrer Organisation zugeteilt hat und den der Inhaltsdienst der Covata-Plattform nutzt, um für alle Covata-Benutzer mit der Ersteller-Rolle (d. h. Benutzer mit einem Plan) innerhalb Ihrer Organisation Inhalte zu speichern. Dieser Bereich zeigt auch die diesen Benutzern aktuell zugewiesenen Speicherkontingente (d. h. den Gesamtwert ihrer jeweiligen Plan-Kontingente) und den aktuell genutzten Speicherplatz. Anklicken dieses Bereichs öffnet die Seite Pläne.
Pläne	Dieser Bereich des Dashboards zeigt die einzelnen innerhalb Ihrer Organisation konfigurierten Pläne. Für jeden dieser Pläne werden die folgenden Informationen dargestellt: • Name des Plans oben • Ein Kreisdiagramm aller Covata-Benutzer mit Ersteller-Rolle innerhalb Ihrer Organisation, die dem betreffenden Plan zugeteilt sind, mit Darstellung der prozentualen Anteile der innerhalb bzw. am Rand oder außerhalb ihres Plankontingents liegenden Benutzer. • Die tatsächliche Zahl aller Covata-Benutzer (mit Ersteller-Rolle) innerhalb Ihrer Organisation, die dem betreffenden Plan zugeteilt sind, und eine Darstellung der prozentualen Anteile aller Covata-Benutzer (mit dieser Rolle) innerhalb Ihrer Organisation, die diesem Plan zugeordnet sind (in Klammern).
Aufschlüsselung der Dateierweiterungen	Dieser Dashboard-Bereich zeigt ein Kreisdiagramm aller Dateien/sicheren Objekte innerhalb Ihrer Organisation mit Darstellung der prozentualen Anteile der verschiedenen Dateitypen (auf Grundlage der jeweiligen Erweiterungen).

Abmeldung von der Organisationsverwaltung

Abmeldung von der Safe Share-Organisationsverwaltung:

Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse rechts oben auf der Oberfläche Safe Share-Organisationsverwaltung und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Abmelden.
Die Seite Covata-Anmeldung wird erneut angezeigt.

Vergewissern Sie sich nach der Verwaltung Ihrer Organisation über die Safe Share-Organisationsverwaltung bitte, dass Sie sich wie (oben) beschrieben explizit abmelden. Wenn Sie lediglich das entsprechende Register oder Fenster in Ihrem Browser schließen, in dem Sie Ihre Safe Share-Organisationsverwaltung abgewickelt haben, werden Sie nicht abgemeldet, d. h. es besteht das Risiko, dass Ihre Sitzung von einer anderen Person, die Ihren Computer nach Ihnen verwendet, kompromittiert wird.

Administrator guide

Organisation administrator guide

Platform administrator guide

Compatibility mode user guide

Organisation administrator guide (Deutsch)

Platform administrator guide (Deutsch)

Web user guide (Deutsch)

Windows user guide (Deutsch)

Web user guide

Windows user guide

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Anmeldung bei der Organisationsverwaltung

Die Oberfläche Organisationsverwaltung

Das Dashboard der Organisationsverwaltung

Abmeldung von der Organisationsverwaltung

​Anmeldung bei der Organisationsverwaltung

​Die Oberfläche Organisationsverwaltung

​Das Dashboard der Organisationsverwaltung

​Abmeldung von der Organisationsverwaltung

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Die Oberfläche Organisationsverwaltung

Das Dashboard der Organisationsverwaltung

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