Verwaltung von Benutzern

Alle Funktionen der Covata-Technologien sind über Covata-Benutzer zugänglich. Diese Funktionen umfassen im Wesentlichen die folgenden Möglichkeiten:

• Erstellen verschlüsselter Dateien (d. h. sicherer Objekte ⁽¹⁾ )
• Zugriff auf und Entschlüsselung von Daten in verschlüsselten Dateien/sicheren Objekten
• Nutzung der Covata Safe Share-Anwendungen
• Verwaltung der Covata-Plattform (über die Covata-Verwaltung)

Ein Covata-Benutzer:

• ist im Rahmen seiner Rollen berechtigt, auf diese Funktionen zuzugreifen,
• wird von einem Account vertreten, der von einem Covata-Plattform-Administrator über die Seite Benutzer hinzugefügt, bearbeitet sowie deaktiviert und reaktiviert werden kann.
  Hinweis: Benutzer können auch über eine LDAP-Verbindung hinzugefügt und aktualisiert werden. Über die Covata-Verwaltung können jedoch nur die Rollen und gültigen Zugriffs-/Aktualisierungs-Token (d. h. Sitzungen) eines LDAP-Benutzers verwaltet werden.

⁽¹⁾ Ein sicheres Objekt wird von den folgenden Parametern definiert:

• Von Covata verschlüsselte, auf der Covata-Plattform registrierte Daten.
  Hinweis: Von Covata verschlüsselte Daten sind Daten aus einer Datei oder einem Datenstrom, die auf einem der folgenden Wege verschlüsselt wurden:
  • durch Covata-Technologien (d. h. mittels eines Covata Safe Share-Produkts oder einer anderen Client-Anwendung, die zur Verschlüsselung über den Inhaltsdienst mit der Covata-Plattform-API arbeitet) oder
  • gemäß den Covata-Verschlüsselungsanforderungen (d. h. eine Client-Anwendung mit ihrer eigenen Implementierung der Verschlüsselung). Für weitere Informationen über die Covata-Verschlüsselungsanforderungen siehe bitte den Abschnitt Erforderliche Parameter für POST der <content-service>/api/v1/objects/{objectId}/contents-Seite der Covata-API-Dokumentation .
• die diesen verschlüsselten Daten zugeordneten Metadaten. Manche dieser Metadaten können vom Ersteller/Besitzer des sicheren Objekts bestimmt werden.

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Felder eines Benutzers

Der Account jedes Covata-Benutzers wird von einer Gruppe von Feldern definiert (von denen lediglich ein Teil erforderlich ist, um einen gültigen Benutzer anzulegen). Ein Covata-Plattform-Administrator kann diese Felder konfigurieren, wenn er:

• der Covata-Plattform einen neuen lokalen Benutzer hinzufügt oder
• einen lokalen oder externen Benutzer bearbeitet.

⁽²⁾ Covata-Benutzer können diese Werte selbst ändern, wenn sie ihre Account-Details über die Funktion Mein Account der Covata <a href=”../user/” target=“_blank“>Safe Share-Webanwendung aktualisieren.

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Rollen eines Benutzers

Jedem Covata-Benutzer muss eine Rolle zugewiesen werden, die dem Benutzer Zugriff auf verschiedene, über die Covata-Technologien bereitgestellte Funktionen gewährt. Die Rollen eines Covata-Benutzers lassen sich durch Bearbeitung seines Benutzer-Accounts ändern.

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Hinzufügen eines neuen Benutzers

Dieser Abschnitt beschreibt, wie man der Covata-Plattform einen neuen lokalen Benutzer-Account hinzufügt. Hinzufügen eines lokalen Benutzers zur Covata-Plattform:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue hinzufügen.
4. Füllen Sie im Dialogfeld Benutzer hinzufügen die (oben detailliert beschriebenen) Benutzerfelder aus.
   Tipp: Für weitere Informationen über die für den betreffenden Benutzer zu definierenden Rolle(n) siehe Rollen eines Benutzers.
5. Die Covata-Plattform verlangt standardmäßig, dass neue Benutzer ihr Passwort bei der ersten Anmeldung zurücksetzen. Neue Benutzer benötigen hierzu das von der Covata-Plattform automatisch generierte Passwort, das sie per E-Mail erhalten, sobald ihre Accounts angelegt wurden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwortrücksetzung erzwingen, um Benutzer nicht zu zwingen, ihr Passwort für die Covata-Plattform zurückzusetzen.
6. Klicken Sie auf Speichern, und der neue Benutzer erscheint als neue Eintragung auf der Seite Benutzer.
   Hinweis: Der neue Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen, wie er sich bei der Safe Share-Webanwendung anmelden kann.

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Hinzufügen neuer Benutzer in einem Schritt (von einer CSV-Datei)

Mehrere neue lokale Benutzer lassen sich in einem Schritt hinzufügen, indem ihre Details von einer CSV-Datei importiert werden. Vorbereitung der CSV-Datei und Anforderungen

• Die Importfunktion der Covata-Plattform für Benutzer aus einer CSV-Datei geht davon aus, dass jede Zeile der CSV-Datei (außer der ersten verpflichtenden Kopfzeile) Felddaten für einen spezifischen Benutzer enthält. (Die erste Zeile wird nicht als Benutzer importiert.)
• Die Reihenfolge der Felddaten jedes Benutzers in der CSV-Datei (die in der Kopfzeile definiert sein sollten) muss folgendermaßen lauten:
  E-Mail, Vorname, Familienname, Mobilnummer, Rolle, Kennzeichen für Passwortrücksetzung erzwingen
  Hinweise:
  • Es sind keine Leerstellen um die einzelnen Trennkommas erforderlich.
  • Sie können für die Kopfzeile in Ihrer CSV-Datei beliebige Feldnamen oder -bezeichnungen angeben. Die Reihenfolge der Felddaten für die einzelnen Benutzer (in den folgenden Zeilen Ihrer CSV-Datei) muss jedoch der oben angegebenen entsprechen.
• Benutzer können nur unter den folgenden Bedingungen erfolgreich aus einer CSV-Datei importiert werden:
  1. Die Felder E-Mail und Rolle müssen Datenwerte beinhalten. Alle sonstigen Felder sind optional.
  2. Der Wert im Feld Rolle kann nur exakt Ersteller oder Mitwirkender lauten (d. h. ein Großbuchstabe, gefolgt von Kleinbuchstaben). Covata-Benutzer mit der Ad-hoc-, Systemadministrator- oder Benutzer-Administrator-Rolle können nicht importiert werden.
  3. Die Werte für die Felder E-Mail und Mobiltelefonnummer müssen gültig sein und den entsprechenden Feldanforderungen entsprechen.
  4. Um für ein optionales Feld keinen Wert anzugeben, lassen Sie es einfach leer, gefolgt von einem Komma um anzuzeigen, dass sich das nächste Feld anschließt. Wenn Sie also z. B. für den Covata-Benutzer hans.schmidt@firma-xy.de mit der Rolle Ersteller lediglich die Felder E-Mail und Rolle definieren möchten, sähe Ihre CSV-Zeile für diesen Benutzer folgendermaßen aus:
     hans.schmidt@firma-xy.de,,,,Ersteller,
  5. Ein gültiger Wert für das Feld Kennzeichen Passwortrücksetzung erzwingen ist ein boolescher Wert in GROSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben oder mit großem Anfangsbuchstaben, d. h. WAHR, Wahr, wahr, FALSCH, usw. Ist kein Wert angegeben, geht die Anwendung vom Wert falsch aus.
  Trifft die Importfunktion für Benutzer aus einer CSV-Datei beim Parsing einer Zeile auf ein Problem (aufgrund eines Fehlers bei einer der oben beschriebenen Bedingungen), wird der betreffende Benutzer nicht importiert. Die Importfunktion meldet in diesem Fall lediglich jeden eindeutigen ungültigen Datenwert.

Hinzufügen neuer Benutzer in einem Schritt von einer CSV-Datei:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Von CSV importieren).
4. Klicken Sie im Dialogfeld Von CSV importieren auf die Schaltfläche Datei auswählen.
5. Navigieren Sie zur betreffenden CSV-Datei mit den in die Covata-Plattform zu importierenden Benutzern und wählen Sie sie aus.
   Die CSV-Importfunktion importiert anschließend Ihre Benutzer. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Zahl der erfolgreich importierten Covata-Benutzer angezeigt, und es werden gegebenenfalls alle eindeutigen ungültigen Datenwerte gemeldet.
6. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Von CSV importieren zu schließen.

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Auffinden bestehender Benutzer

Wenn der Covata-Plattform im Lauf der Zeit mehr Benutzer hinzugefügt werden, kann es schwierig werden, bestimmte Benutzer in der Covata-Verwaltung über die Seite Benutzer zu finden. Die Seite Benutzer bietet daher Funktionen, die es Ihnen erleichtern, bestimmte Benutzer-Accounts schneller zu finden. Auffinden spezifischer Benutzer-Accounts auf der Covata-Plattform:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Verwenden Sie eine der folgenden Funktionen, um einen bestimmten Benutzer-Account (oder eine Untergruppe der betreffenden Accounts) zu finden:
   • Benutzer-Accounts filtern - fangen Sie im Feld Suche nach… (rechts auf der Seite Benutzer) an, eine Reihe von Zeichen einzugeben, die in den Feldern E-Mail, Vorname, Familienname, Rolle oder (System-)Admin der Benutzer enthalten sind. Dies filtert die Liste der Benutzer der Covata-Plattform nach denen, deren E-Mail-Adresse, Vorname, Familienname, Rolle oder (System-)Admin (d. h. „ja“ oder „nein“) die im Feld Suche nach… eingegebene Zeichenfolge enthält.
     Standardmäßig werden für den Filter die Felder E-Mail, Vorname, Familienname, Rolle oder (System-)Admin verwendet (d. h. Alle), aber Sie können den Filter anhand des Dropdown-Menüs auch auf eines dieser Felder beschränken.
   • Zu spezifischen Benutzer-Accounts navigieren - verwenden Sie die Schaltflächen zur Seitennavigation (rechts unten auf der Seite Benutzer), die Sie zusammen mit dem Dropdown-Menü 25/50/75/100 Elemente (d. h. Benutzer-Accounts) pro Seite einsetzen können.

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Bearbeiten eines bestehenden Benutzers

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Felder eines bestehenden lokalen oder externen (d. h. Ad-hoc)-Benutzer-Accounts auf der Covata-Plattform bearbeiten. Derselbe Ablauf gilt auch für die Änderung der Rollen eines LDAP-Benutzer-Accounts. Bearbeitung der Felder eines lokalen oder externen/Ad-hoc-Benutzer-Accounts:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den lokalen oder externen/Ad-hoc-Benutzer-Account, dessen Felder Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten des betreffenden Benutzers (am rechten Seitenrand).
5. Aktualisieren Sie im Dialogfeld Benutzer bearbeiten die (oben detailliert beschriebenen) Felder des betreffenden Benutzers.
   Hinweise:
   • Die E-Mail-Adressen aller Benutzer auf der Covata-Plattform sind eindeutig, und da dieses Feld für Prüfzwecke verwendet wird, kann es nicht bearbeitet werden. Um die E-Mail-Adresse eines lokalen Benutzers zu bearbeiten, müssen Sie für den Benutzer zunächst einen neuen Account hinzufügen und anschließend seinen alten Benutzer-Account entweder deaktivieren oder löschen.
   • Für weitere Informationen über das Kontrollkästchen Passwortrücksetzung erzwingen siehe Verpflichtung von Benutzern, ihr Passwort zurückzusetzen.
6. Klicken Sie auf Speichern, und die Felder des Benutzers werden aktualisiert.

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Änderung Ihres Passworts

Nur ein lokaler, bei der Safe Share-Webanwendung oder Covata-Verwaltung angemeldeter Benutzer kann sein Passwort selbst ändern. Änderung Ihres Passworts:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse rechts oben auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Passwort ändern.
3. Geben Sie auf der Seite Passwort festlegen Ihr altes Passwort und dann zwei Mal Ihr neues Passwort ein (das zweite Mal zur Bestätigung).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Das Passwort für Ihren Covata-Benutzer-Account ist jetzt geändert.

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Löschen von Benutzern

Beim Löschen eines Covata-Benutzer-Accounts wird der betreffende Benutzer mit den folgenden Daten aus der Covata-Plattform entfernt:

• Alle verschlüsselten Dateien/sicheren Objekte und Ordner/Sammlungen, die der betreffende Benutzer aktuell besitzt. Alle Berichtsdaten zum betreffenden Benutzer-Account.

Ein Covata-Plattform-Administrator kann alle Benutzer-Accounts löschen außer:

• den Benutzer-Account, mit dem er aktuell bei der Covata-Verwaltung angemeldet ist
• LDAP-Benutzer-Accounts (siehe Hinweise unten).

Löschung von Benutzer-Accounts von der Covata-Plattform:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Accounts gelöscht werden soll(en).
4. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen links (oder wählen Sie das Kontrollkästchen oben in der Kopfzeile der Benutzerliste, um alle Kontrollkästchen der aktuell angezeigten Benutzer-Accounts auszuwählen).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Benutzer löschen) und anschließend in der Bestätigung auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen.
   Die gewählten Benutzer-Accounts werden zusammen mit den verschlüsselten Dateien, Ordnern und Berichtsdaten, die zu diesen Accounts gehörten, entfernt.

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Ablauf der Token/Sitzungen von Benutzern

Wenn man Zugriffs-/Aktualisierungs-Token von Benutzern ablaufen lässt, werden die Sitzungen aller betreffenden aktuell angemeldeten Benutzer sofort beendet. Die Benutzer müssen sich dann erneut anmelden, um wieder Zugriff auf Safe Share und/oder ihre Covata-Plattform-Ressourcen zu erhalten. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Risiko erkannt wurde, dass ein oder mehrere Covata-Benutzer-Accounts kompromittiert sein könnten, z. B. wenn diese Covata-Benutzer vergessen haben, sich von einem von mehreren Personen genutzten Computer abzumelden oder wenn ihr Laptop verloren ging oder gestohlen wurde, während sie angemeldet waren. Ablauf der Zugriffs-/Aktualisierungs-Token von Benutzern:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Zugriffs-/Aktualisierungs-Token ablaufen sollen.
4. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen links (oder wählen Sie das Kontrollkästchen oben in der Kopfzeile der Benutzerliste, um alle Kontrollkästchen der aktuell angezeigten Benutzer-Accounts auszuwählen).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Benutzer-Token ablaufen lassen) und anschließend in der Bestätigung auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen.
   Alle mit dem gewählten Benutzer-Account verbundenen Zugriffs-/Aktualisierungs-Token laufen sofort ab.

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Deaktivierung und Reaktivierung von Benutzern

Die Deaktivierung von Covata-Benutzer-Accounts verhindert den Zugriff auf die Covata-Plattform über diese Accounts. Dies ist hilfreich, wenn z. B. eine oder mehrere Personen eine Organisation verlassen und nicht mehr berechtigt sind, eine Ersteller-Rolle innezuhaben oder über die Benutzer-Accounts ihrer Organisation auf Covata-Technologien zuzugreifen. Es kann jedoch erforderlich sein, Folgendes beizubehalten:

• alle verschlüsselten Dateien/sicheren Objekte und Ordner/Sammlungen, die von den Benutzer-Accounts der betreffenden Personen erstellt wurden.
• alle Berichtsdaten zu den betreffenden Benutzer-Accounts.
• die Covata-Benutzer-Accounts selbst, falls ein oder mehrere der betreffenden Personen später zur Organisation zurückkehren - ihre ursprünglichen Accounts können dann reaktiviert werden.

Ein Covata-Plattform-Administrator kann alle Benutzer-Accounts deaktivieren außer:

• den Benutzer-Account, mit dem er aktuell bei der Covata-Verwaltung angemeldet ist
• LDAP-Benutzer-Accounts (siehe Hinweis unten).

Deaktivierung, Aktivierung und Reaktivierung von Benutzer-Accounts auf der Covata-Plattform:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Accounts deaktiviert, aktiviert oder reaktiviert werden soll(en).
4. Für einzelne Benutzer-Accounts:
   • Zur Deaktivierung - klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Aktiviert des Accounts (in der Spalte Aktiviert), sodass die Schaltfläche auf rot wechselt und Deaktiviert anzeigt.
   • Zur Aktivierung oder Reaktivierung - klicken Sie auf die rote Schaltfläche Deaktiviert des Accounts (in der Spalte Aktiviert), sodass die Schaltfläche auf grün wechselt und Aktiviert anzeigt.
   Für mehrere Benutzer-Accounts:
   1. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen links (oder wählen Sie das Kontrollkästchen oben in der Kopfzeile der Benutzerliste, um alle Kontrollkästchen der aktuell angezeigten Benutzer-Accounts zu aktivieren).
   2. Anschließend:
      • Zur Deaktivierung dieser Accounts - klicken Sie auf die Schaltfläche (Benutzer deaktivieren) und anschließend in der Bestätigung auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen.
        Die Benutzer-Accounts werden deaktiviert und ihre grünen Schaltflächen Aktiviert (in der Spalte Aktiviert) wechseln auf rote Schaltflächen Deaktiviert.
      • Zur Aktivierung oder Reaktivierung dieser Accounts - klicken Sie auf die Schaltfläche (Benutzer aktivieren) und anschließend in der Bestätigung auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen.
        Die Benutzer-Accounts werden aktiviert/reaktiviert und ihre roten Schaltflächen Deaktiviert (in der Spalte Aktiviert) wechseln auf grüne Schaltflächen Aktiviert.
      Hinweise:
      • Waren ausgewählte Benutzer-Accounts bereits deaktiviert oder aktiviert, ehe die Schaltflächen Benutzer deaktivieren bzw. Benutzer aktivieren angeklickt wurden, wird diese Aktion für die betreffenden Accounts ignoriert.
      • Verschiedene Gruppen von Benutzer-Accounts können nicht in einem Schritt deaktiviert und aktiviert/reaktiviert werden.

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Verpflichtung von Benutzern, ihr Passwort zurückzusetzen

Lokale Benutzer können gezwungen werden, ihr Passwort zurückzusetzen (z. B. weil Sie die Passwort-Komplexität erhöht haben oder Bedenken haben, dass die Passwörter eines oder mehrerer Benutzer kompromittiert sein könnten). Verpflichtung lokaler Benutzer, ihr Passwort zurückzusetzen:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen Passwort/deren Passwörter geändert werden soll(en).
4. Für einzelne Benutzer-Accounts:
   1. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten des betreffenden Benutzers (am rechten Rand der Seite Benutzer).
   2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Benutzer bearbeiten das Kontrollkästchen Passwortrücksetzung erwzingen und klicken Sie auf Speichern.
   Für mehrere Benutzer-Accounts:
   1. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen links (oder wählen Sie das Kontrollkästchen oben in der Kopfzeile der Benutzerliste, um alle Kontrollkästchen der aktuell angezeigten Benutzer-Accounts zu aktivieren).
   2. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Benutzer-Passwörter zurücksetzen) und anschließend in der Bestätigung auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen.
      Alle Passwörter der betreffenden Benutzer-Accounts werden zurückgesetzt.
   Wenn sich die Benutzer das nächste Mal mit ihren bestehenden/alten Passwörtern anmelden, werden sie auf einer neuen Seite Passwort festlegen aufgefordert, ihr altes Passwort und zwei Mal ihr neues Passwort (einmal zur Bestätigung) einzugeben.

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Entsperren von Benutzer-Accounts

Wenn ein Covata-Benutzer sein Passwort öfter als das für die Covata-Plattform konfigurierte Maximum falsch eingibt, wird der Account dieses Benutzers gesperrt. Der Benutzer bekommt dann eine E-Mail mit Anweisungen, wie er seinen Account entsperren und wieder nutzen kann. Gesperrte Covata-Benutzer-Accounts haben auf der Seite Benutzer eine rote Schaltfläche Entsperren (in der Spalte Gesperrt), anhand der Covata-Plattform-Administratoren die Accounts anderer Benutzer manuell entsperren können. Entsperren des Accounts von Benutzern:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Accounts entsperrt werden soll(en).
4. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Entsperren (in der Spalte Gesperrt) des/der betreffenden Benutzer/s. Dies entsperrt diese(n) Benutzer-Account(s) sofort.

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Aktivierung von 2FA für Benutzer-Accounts

Jeder Covata-Benutzer-Account kann bei Bedarf mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) konfiguriert werden, indem diese Funktion für den betreffenden Account aktiviert wird. Wenn für einen Benutzer-Account 2FA aktiviert ist, muss der betreffende Benutzer für eine erfolgreiche Anmeldung über die Covata-Anmeldeseite sowohl sein Passwort (d. h. den ersten Authentifizierungsfaktor) als auch einen Authentifizierungscode (den zweiten Authentifizierungsfaktor) eingeben. Dieser Code wird von einer auf seinem Mobilgerät ausgeführten Authentifizierungsanwendung erzeugt. Die 2FA-Funktion unterstützt die folgenden Mobilgeräte und Authentifizierungs-Apps:

• Android-gestützte Geräte mit der Google Authenticator-App,
• Apple iPhone, iPad oder iPod Touch mit der Google Authenticator-App und
• Microsoft Windows-gestützte Geräte mit der Microsoft Authenticator-App.

Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für einen Covata-Benutzer-Account:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Accounts für 2FA konfiguriert werden soll(en).
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen (in der Spalte 2FA aktiviert) des/der betreffenden Benutzer/s. 2FA wird für diese/n Benutzer-Account/s sofort aktiviert.
   Jeder Benutzer, für den 2FA auf diese Weise aktiviert wird, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass 2FA für seinen Account aktiviert wurde. Diese Benachrichtigung enthält einen befristet gültigen Link zu den folgenden detaillierten Anweisungen für den Benutzer:
   1. Konfiguration seines Mobilgeräts mit der entsprechenden Authentifizierungs-App.
   2. Konfiguration der Authenticator-App (nach ihrer Installation) für den Covata-Benutzer-Account, sodass die Authenticator-App die entsprechenden Authentifizierungscodes für den zweiten Authentifizierungsfaktor erzeugen kann.

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Neukonfiguration von 2FA für Benutzer-Accounts

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für einen Benutzer-Account aktiviert ist, kann ein Benutzer aus den folgenden Gründen nicht in der Lage sein, Authentifizierungscodes für seinen zweiten Authentifizierungsfaktor zu erzeugen (für weitere Erklärungen siehe oben):

• Der Benutzer hat die Konfiguration für seinen Covata-Benutzer-Account aus der Authenticator-App auf seinem Mobilgerät gelöscht.
• Der befristet gültige Link für die 2FA-Konfiguration ist abgelaufen, ehe der Benutzer die 2FA-Konfiguration abschließen konnte. Dies ist der Link in der E-Mail-Benachrichtigung des Benutzers, dass für seinen Account 2FA aktiviert wurde.
• Der Benutzer hat sein Mobilgerät verloren. Der Benutzer benötigt in diesem Fall ein Ersatzgerät, um sich weiterhin über die Covata-Anmeldeseite bei seinem Account anmelden zu können, solange 2FA aktiviert ist.

Tritt eines dieser Szenarien ein, kann sich der Benutzer nicht weiter über die Covata-Anmeldeseite anmelden. Der Benutzer informiert Sie oder einen anderen Covata-Plattform-Administrator dann wahrscheinlich per E-Mail, dass eines dieser Szenarien eingetreten ist (dies ist über die Funktion “Wenden Sie sich an Ihren Administrator” auf der Anforderungsseite für einen Authentifizierungscode möglich, wenn der Benutzer versucht, sich über die Covata-Anmeldeseite anzumelden). Zur Behebung des Problems muss 2FA für den betreffenden Benutzer neu konfiguriert (mit einem neuen Seed versehen) werden. Neukonfiguration der 2FA für einen Covata-Benutzer-Account:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Suchen Sie den/die Benutzer, dessen/deren Accounts für 2FA neu konfiguriert werden soll(en).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Seed erstellen (in der Spalte Neuen 2FA-Seed erstellen) des/der betreffenden Benutzer/s, um 2FA für diese Accounts neu zu konfigurieren.
   Jeder Benutzer, für den 2FA auf diese Weise neu konfiguriert wird, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass 2FA für seinen Account aktiviert wurde, ähnlich der Benachrichtigung, die er erhielt, als 2FA ursprünglich für seinen Account aktiviert wurde. Diese Benachrichtigung enthält einen neuen befristet gültigen Link zu den folgenden detaillierten Anweisungen für den Benutzer:
   1. (Neu-)Konfiguration seines Mobilgeräts mit der entsprechenden Authentifizierungs-App (falls der Benutzer diesen Schritt erneut ausführen muss).
   2. (Neu-)Konfiguration der Authenticator-App (nach ihrer Installation) für den Covata-Benutzer-Account, sodass die Authenticator-App die entsprechenden Authentifizierungscodes für den zweiten Authentifizierungsfaktor erzeugen kann.

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Konfiguration von Spalten auf der Seite ‘Benutzer’

Standardmäßig sind auf der Seite Benutzer alle Spalten sichtbar. Mit Ausnahme der Spalte E-Mail, die immer angezeigt wird, können andere Spalten, die bei der Verwaltung von Benutzern Ihrer Covata-Plattform-Instanz nicht sichtbar sein brauchen, selektiv von der Seite Benutzer ausgeblendet werden. Aus- und Wiedereinblenden einer oder mehrerer Spalten auf der Seite Benutzer:

1. Melden Sie sich bei der Covata-Verwaltung an.
2. Klicken Sie auf die Option Benutzer links auf der Covata-Verwaltung-Oberfläche, um die Seite Benutzer aufzurufen.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Spalten auswählen und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den auszublendenden Spalten. Aktivieren Sie umgekehrt die Kontrollkästchen neben den wieder einzublendenden Spalten.

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